Com a implantação dos chamados sistemas ERP- (Enterprise Resource Planning), hoje comum em várias empresas, pretende-se diminuir o custo com mão de obra e encargos sociais, ganhar em praticidade, velocidade e precisão das informações.

No entanto nenhum sistema eletrônico pode funcionar por si só. O acompanhamento às rotinas e tarefas deve ser realizado por pessoa capacitada na área em que atua (financeira, de controle, de planejamento da produção, etc.) tanto quanto com habilidade na utilização de sistemas eletrônicos de computação. É necessário  alguém que enxergue o processo para fazer com que ele se torne factível do início ao fim ainda que o processo se dê através de um sistema informático.

A figura do faturista, antes aquele que simplesmente emitia as Notas Fiscais baseando-se num pedido de venda, passou pelas transformações de tarefas que várias profissões tem passado. A tecnologia força a que isto ocorra e hoje necessita que, ainda que com outro título, sejam estas tarefas, antes do faturista, realizadas por alguém envolvido na operação, permanecendo a empresa com as mesmas, ou até mais responsabilidades que anteriormente.

Dentre essas tarefas, destacam-se:

•    Cuidar para que o sistema mantenha-se atualizado em suas versões;
•    Verificar as mudanças ocorridas em cada nova versão do sistema;
•    Manter o sistema atualizado no que diz respeito aos dados cadastrais de clientes e fornecedores,
•    Manter em ordem o cadastro de produtos e suas características e tributação;
•    Acompanhar as mudanças de legislação principalmente as de tributação;
•    Realizar de maneira inequívoca os cancelamentos de NF quando houver;
•    Controlar as remessas de mercadorias a terceiros quando devam retornar;
•    Tomar providência quanto a homologações relativas a operações especiais (Zona Franca de Manaus, confirmação de exportação, etc.)
•    Cuidar sobre a geração de informações para outras áreas (expedição, transporte, cobrança, contabilidade, escrita fiscal, comissionamento de vendas, controle de estoque, etc.);
•    Cuidar do recolhimento de ICMS – Substituição Tributária nas operações em que ela deva ocorrer (legislação, base de cálculo, alíquota, forma de recolhimento, etc.)
•    Manter arquivo dos documentos

Para melhor controle das NF-e de compras, controle dos estoques e inventário alertamos para os itens abaixo que também poderão ser desenvolvidos por esta função:

GUARDA DE ARQUIVO XML

Atualmente, com a utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pelas empresas, as mercadorias comercializadas no Brasil são acompanhadas em seu transporte, de um documento chamado DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Este documento serve apenas para transporte das mercadorias, mas não é o documento fiscal e contábil que deverá ser guardado para fins de prova da operação, nos termos da legislação fiscal. O documento a ser guardado é um arquivo eletrônico em linguagem XML – (eXtensible Markup Language) e deve ser guardado pelo prazo mínimo de 05 (cinco) anos.

Quando solicitado, os contribuintes deverão apresentar os arquivos digitais (Arquivos XML) à administração tributária e a não apresentação destes arquivos quando solicitados poderá ocasionar penalidades para a empresa.

Importante observar que pelo §6º do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008 – SEFAZ-SP, o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário. Portanto, ao adquirir mercadorias, é importante que o comprador informe ao fornecedor um e-mail específico para recebimento dos XML. Este e-mail deve ser monitorado constantemente para determinar se os arquivos XML das aquisições de mercadorias efetuadas pela empresa estão sendo recebidos e efetuar a cobrança dos possíveis arquivos faltantes.

Nossa sugestão é que seja criado um e-mail específico para recebimento dos arquivos eletrônicos em linguagem XML e que todos os funcionários que efetuem compras sejam orientados a fornecer este e-mail no ato da compra ou pedido. O mais importante é conscientizar os compradores da necessidade de informar corretamente ao fornecedor o e-mail adequado para remessa dos arquivos XML das NF-e e que, sendo recebidos, estes arquivos sejam arquivados eletronicamente  em local seguro pelo prazo mínimo de 05 anos.

Importante destacar que os arquivos XML das notas fiscais de saídas emitidas pela empresa também devem ser guardados pelo prazo mínimo de 05 anos. Atualmente há no mercado, empresas que oferecem serviços de guarda e armazenamento, bem como a captura dos arquivos XML emitidos e recebidos pela empresa, as quais podem ser contratadas.

Outra opção, porém muito mais trabalhosa, seria acessar o site da SEFAZ-SP http://www.nfp.fazenda.sp.gov.br/default.aspe e capturar o XML que forem sendo disponibilizados pelos fornecedores. Esta opção só é possível com a utilização do certificado digital da empresa e para obtenção do arquivo XML é preciso informar a chave que consta no DANFE, para cada nota fiscal a ser capturada. Assim, caso o fornecedor não remeta o arquivo XML no e-mail que sua empresa criou, basta que alguém da empresa faça esta captura do XML.

Reafirmamos mais uma vez que a EMAV não guarda os arquivos XML das NF-e de mercadorias. Não está em nosso escopo de trabalho a montagem e controle dos arquivos dos documentos de nossos clientes. Esta é uma tarefa que cabe à administração de cada empresa. Apenas recebemos os arquivos para processar o registro nos livros e na contabilidade.

CANCELAMENTO DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA

Atualmente, para cancelamento de notas fiscais eletrônicas estaduais (NF-e), o procedimento deve ser efetuado através de envio de solicitação à SEFAZ/SP. O cancelamento estará concluído após o deferimento desta solicitação pela SEFAZ/SP.

Empresas que se utilizam de sistemas próprios para emissão de nota fiscal ERP- devem ficar atentas e verificar se a solicitação gerada a partir do sistema foi efetivamente recebida e deferida pela SEFAZ-SP.  Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. O prazo máximo para cancelamento de uma NF-e no Estado de São Paulo é de 24 horas a partir da autorização de uso.

Os Pedidos de Cancelamento de NF-e transmitidos à SEFAZ serão recebidos pelo sistema até 480 horas da Autorização de Uso, porém quando recebidos após o prazo regulamentar de 24 horas fica o emitente sujeito à penalidade prevista no item “z.1” do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS.

Após o prazo de 480 horas (20 dias) da autorização de uso a NF-e pode ser cancelada somente com a aprovação do Posto Fiscal de vinculação. Se for o caso, o pedido deve ser acompanhado de:

1. chave de acesso da NF-e a ser cancelada extemporaneamente;
2. folha do livro Registro de Saídas e/ou Entradas, correspondente ao lançamento da operação ou prestação ou declaração de que faz uso da EFD (Escrituração Fiscal Digital);
3. comprovação de que a operação não ocorreu. (o que poderá ser feito através de qualquer documento que justifique a inocorrência da ação).

INUTILIZAÇÃO DE NOTA FISCAL

Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra eventuais problemas técnicos do sistema do contribuinte, de falha da internet que provoca a quebra da sequencia da numeração inesperadamente. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa entre a 101 e 109, por motivo de ordem técnica não foi utilizada.

A funcionalidade de inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique obrigatoriamente à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequencia da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).

Importante destacar que a inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequencia de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.

Caso números de notas fiscais não utilizados não sejam comunicados a SEFAZ-SP, em caso de fiscalização, estas notas fiscais poderão ser solicitadas e sua ausência ocasionar penalidades para a empresa.

Finalizando, são estes os procedimentos que cabia o faturista, e que atualmente se exerce na figura de um gestor de operações que engloba também outras atividades administrativas.

EMAV Assessoria e Contabilidade Ltda.
DEPARTAMENTO FISCAL
Abril de 2016